Teollisissa tukipalveluissa kumppanivalinnalla on merkitystä. Sopimuskaudet ovat pitkiä, joten sopimusta ei kannata solmia kenen tahansa kanssa. Kokosimme yhteistyökumppania tositarkoituksella etsivälle listan, joka kannattaa käydä läpi ennen lopullisen päätöksen tekoa.
Kun palveluntarjoajia ryhdytään vertailemaan, yrityksellä on oltava selkeä kuva siitä, millaisille palveluille ja kalustolle tarve on olemassa. Jo pelkästään erikoiskoneiden tarve saattaa rajata vaihtoehdot minimiin.
Vertailua tehdessä on myös pidettävä mielessä sopimusmalli – palvelun yksikköhinta ei vielä kerro koko totuutta, vaan kokonaisuus muodostuu monen tekijän summasta: kalustosta, sijainnista, osaamisen tasosta, kokemuksesta ja ennen kaikkea työtavoista.
Kun tarve ja sopimusmalli ovat selvillä, on aika keskittyä kumppanivalintaan. Potentiaalisesta kumppanista kannattaakin selvittää vähintään nämä yhdeksän seikkaa:
Toimittajan työturvallisuus vaikuttaa koko yhteisen työpaikan toimintaan: henkilö- ja materiaalivahingot tai läheltä piti -tilanteet voivat pysäyttää tuotannon pitkäksikin aikaa. Työtavat, työturvallisuuden johtaminen ja turvallisuustilastot kuuluvat vertailukriteerien kärkeen.
Toiminta on usein paikallista, jolloin palvelu on nopeaa. Paikallisuus vaikuttaa paitsi toimitusaikaan myös hintaan – matkakustannukset nostavat palvelun kokonaiskustannuksia.
Määrittelyiltään samanlainen laite voi olla toisella palveluntarjoajalla tehokkaampi tai monipuolisempi kuin toisella. Oikeilla laitteilla sama työ voidaan suorittaa huomattavasti tehokkaammin, jolloin myös tuotantokatkokset on lyhyempiä.
Pelkkä hinta ei kerro kaikkea. Millainen on työn hinnan ja määrän välinen suhde? Seuraa palveluntarjoajien arvioimia työmääriä. Poikkeavatko ne suuresti toisistaan? Miksi?
Mitä palveluntarjoajan nykyiset sopimukset kertovat yrityksestä? Vuosia jatkunut yhteistyö kielii asiakastyytyväisyydestä. Referensseihin on syytä kiinnittää huomiota erityisesti palveluissa, jotka vaikuttavat suoraan tuotantoon ja laitoksen operatiivisiin toimintoihin. Tällaisia ovat esimerkiksi materiaalitoimitukset tai riskialttiit työt.
Onko palveluntarjoajalla omaa henkilökuntaa vai hyödyntääkö yritys alihankkijoita? Puhuvatko työntekijät suomea? Entä teollisuuslaitoksen oma henkilökunta, mitä kieltä he taitavat? Onko kielimuurin riski olemassa? Kommunikaation sujuvuus on aina varmistettava.
Tarvitaanko palveluja yhdelle vai useammalle tehtaalle? Yhden tehtaan toiminnassa paikallinen palvelee usein parhaiten. Jos tukipalveluja tarvitaan useammalle tuotantolaitokselle, pystyy iso, koko maassa toimiva toimittaja tarjoamaan yhtenäiset palvelut samalla laadulla joka tehtaalle. Keskittäminen helpottaa laadunvalvontaa ja auttaa kehittämään tehtaan toimintoja.
Pieni palveluntarjoaja on usein ketterä ja nopea liikkeissään – päättäjät ovat itse mukana yrityksen operatiivisissa toiminnoissa ja toimitusketju on lyhyt. Toisaalta pienellä toimijalla palveluvalikoima ja käytössä oleva koneisto ovat usein rajattuja, mikä voi oman yrityksen toiminnan laajentuessa vaatia tukipalvelujen ostamista useammalta eri yritykseltä. Isolla toimijalla puolestaan toimitusvarmuus ja palvelut riittävät vastaamaan kasvavaankin tarpeeseen.
Mistä tukipalvelut on aikaisemmin ostettu ja onko toimijaan/toimijoihin oltu tyytyväisiä? Miksi tai miksi ei? Mitä sopimus on sisältänyt ja mihin hintaan? Ovatko nämä tiedot tallessa? Suurten ikäluokkien eläköityminen on tuonut muutoksia tuotantokulttuuriin.
Vuosikymmeniä totuttujen tapojen mukaan toimineet työntekijät ovat ostaneet palveluja samoilta toimijoilta pitkään ilman dokumentoituja tarjouspyyntöjä, sopimuksia tai tallennettuja tietoja palvelun sisällöstä. Hiljaisen tiedon tallentaminen on äärimmäisen tärkeää, jotta palvelusopimukset sekä toteutumat ovat myös yrityksen tulevien työntekijöiden tiedossa.