Siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa hinta on useimmiten määräävä tekijä kun palveluntuottajaa valitaan, mutta hinnan lisäksi kustannuksiin tulisi laskea muun muassa tilaajan tekemät investoinnit palveluun. L&T:n webinaarissa keskusteltiin hinnasta ja kustannustehokkuudesta siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa – kokosimme keskustelusta nousseita kysymyksiä yhteen ja syvensimme aiheita vastauksissamme.
Mitä eroa on palvelun hinnalla ja kustannuksilla? Molempia termejä käytetään ristiin.
Hinta tarkoittaa tässä tapauksessa palveluista suoritettavaa, näkyvää ja laskun mukaista maksua, joka maksetaan ulkoiselle palveluntuottajalle. Kustannus taas on paljon laajempi käsite, sillä siinä otetaan huomioon myös epäsuorat, oman organisaation tai muiden välittömien tai välillisten palvelun toteuttamiseen vaikuttavien tekijöiden kustannukset. Tällaisia kustannuksia voi aiheuttaa esim. johtamiseen, laadunvarmistukseen, kilpailuttamiseen, energiaan, investointeihin ja viankorjaukseen liittyvät kustannukset.
Palvelun ostajan on järkevää aina miettiä siivouksen ja kiinteistöhuollon kokonaiskustannuksia tai vaihtoehtoiskustannuksia siinä tapauksessa, että joku asia jätetään pois tai tekemättä. Osa näistä kustannuksista on vaikeasti mitattavia, mutta ne tulisi silti pyrkiä arvottamaan päätöksiä tehtäessä.
Palvelun käyttäjien tyytyväisyys laatuun on myös tärkeää, miten sitä mitataan?
Käyttäjien tyytyväisyys siivouksen ja kiinteistöhuollon laatuun on erityisen tärkeä asia, ja sitä voidaan mitata esimerkiksi säännöllisesti tehtävin asiakastyytyväisyyskyselyin.
Käyttäjien tyytyväisyys palveluun ei välttämättä aina ole kuitenkaan yhteydessä palvelun tekniseen laatuun. Joskus asiakaspalveluhenkinen ja seurallinen työn suorittaja saa paremmat pisteet, vaikka työn tekninen laatu ei olisikaan hyvä. Koko kokonaisuus on tärkeää, niin tekninen laatu, esimerkiksi siivouksessa hygieenisyys, kuin kiinteistön käyttäjien subjektiivinen kokemuskin.
Tärkeä on myös viestiä käyttäjille siitä, mitä on tilattu. Jos tilattu laatu ja käyttäjän laatukäsitys eivät kohtaa, voivat asiakastyytyväisyyskyselyt tuottaa huonon tuloksen, vaikka laatu täyttäisikin kaikki palvelun tuottamiseen liittyvät vaateet.
Asiakkaalla on tärkeä rooli sopimuksen sisällön viestimisessä kilpailutuksen järjestäjiltä omalle organisaatiolleen ja kiinteistön kaikille käyttäjille. Tiedotussuunnitelma on hyvä tehdä yhteistyössä – mitä enemmän käytetään monipuolisesti erilaisia kanavia, sitä parempi. Harva käyttäjä lukee sopimustekstejä tai tekstitiedotteita, mutta info-tv, intranet tai perinteiset laput seinillä saattavat toimivat paremmin.
Jos laatua ei vertailla kriteereissä, voiko vastuullisuusasioita kuitenkin pisteyttää, esimerkkeinä osatyökykyisten työllistäminen, työnantajavelvoitteiden täyttäminen tai työssä käytetyt materiaalit/aineet?
Jos vain hinnalla on painoarvoa siivouksen tai kiinteistöhuollon hankinnassa, voi vastuuton toimija päästä sisään tuottamalla palvelun erittäin halpaan hintaan vastuullisuutta huomioimatta. Palvelukuvauksen teksti ja vaatimukset ja aikanaan tehtävä sopimus sekä laadunseuranta ovat erittäin tärkeitä kohtia, joissa määritellään ja otetaan kantaa myös vastuullisuuteen.
Vastuullisuusasioitakin tulee vertailla selkein numeroin. Esimerkiksi osatyökykyisten työllistämisen kohdalla se voisi tarkoittaa, että palvelutuottaja sitoutuu työllistämään vaikeasti työllistettäviä henkilöitä tietyn määrän verran tietyn kestoisiin työsuhteisiin. Materiaalien osalta voidaan palvelukuvauksessa ottaa kantaa niiden ekologisuuteen.
Sopimusaikana on pyrittävä seuraamaan, että myös työehdot täyttävät Suomen lainsäädännön asettamat määräykset. Kun asiat on selkeästi sovittu ja niitä myös seurataan, vähenevät haitalliset käytännöt.
Me L&T:llä näemme, että osatyökykyisistä henkilöistä voi saada erittäin motivoituneita ja hyviä työntekijöitä , kun tehdään hyvää yhteistyötä kohteissa. Vaikeasti työllistyvien erityisryhmien työllistäminen voi myös tuottaa suuren määrän hyötyjä kunnan kokonaistalouteen, kun syrjäytyminen ja kunnan maksamat korvaukset vähenevät.
Kuntatalouden kannalta haasteena on varmasti usein se, että painotetaanko lyhyen aikavälin säästöjä investointien tai paremman laadun tuoman pitkän aikavälin säästön kustannuksella?
Kyllä, siivouksen ja kiinteistöhuollon hankinnoissa ja kustannustehokkuudessa kyse on aina tasapainoilusta. Joskus on hyvä konkretisoida asioita takaisinmaksuaikaa laskemalla.
Jos investoidaan esim. X euroa uuteen ilmanvaihtokoneeseen, niin energiansäästön kautta kustannus voi olla kuitattu muutamassa vuodessa. Sama toteutuu jos veden kulutus pienenee uusimalla hanojen ja wc-laitteiden tiivisteet.
Usein päätöksiä pitää kuitenkin tehdä parhaan arvion mukaan, sillä vaikutukset voivat olla vaikeasti mitattavissa. Asiantuntijoita kannattaa kuunnella ja miettiä, mikä on juuri meille tärkeää.
Mikä on kilpailutusten laatu nykyisin?
Siivouksen ja kiinteistöhuollon kilpailutusten laatu vaihtelee ja valmistautumiseen käytetään vaihtelevasti aikaa. On suuri houkutus käyttää vanhoja, jopa 20 vuotta käytettyjä tarjouspyyntölomakkeita. Suuri osa tekee joitain muutoksia kilpailutukseen, mutta ei mitään radikaalia. Edelläkävijät miettivät aidosti sitä, miten maailma ja tarpeet ovat kehittyneet, ja rakentavat tarjouspyyntömateriaalit siltä pohjalta. Apuna käytetään konsultteja tai käydään dialogia palveluntuottajien kanssa alan kehittymisestä.
Perinteisiin tapoihin kilpailuttaa tukeudutaan usein siksi, että halutaan välttää virheitä. Jos dokumentit on kerran tarkistettu ja todettu laillisiksi, niitä on helppo käyttää jatkossakin. Jos kuitenkin halutaan aitoa kehitystä, on hyvä haastaa vanhat toimintamallit ja miettiä, miten kunnan tarpeet saataisiin täytettyä mahdollisimman laadukkaasti ja tehokkaasti nykyisessä toimintaympäristössä.
Useat tilaajat käyttävät myös kilpailutuksessa hyvin säädökset tuntevia konsultteja apuna. Tärkeää konsulttien käytössä on huomioida, että myös omat tarpeet on oikeasti mietitty hyvin. Ulkopuolelta voidaan tuoda hyviä esimerkkejä muista asiakkaista ja haastaa kysymyksin, mutta omistajuus pitää olla aina itsellä.
Lisää siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisista hankinnoista:
Siivouksen ja kiinteistöhuollon julkiseen hankintaan valmistautuminen – mitä tulisi tietää?
Miten onnistua siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa – usein kysytyt kysymykset
Webinaari: Onnistu siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa
