Vaikka sopimus onkin muuttumaton ja kiinteä dokumentti julkisissa siivouksen ja kiinteistöhuollon hankinnoissa, voi sopimuskaudelle tuoda joustoa niin tilaajalle kuin palveluntuottajallekin monella tavalla. Joustot tuovat myös säästöä ja kustannustehokkuutta.
Siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa sopimuksen ihannepituus on toiminnan jatkuvuuden ja riittävän pitkäjänteisen kehittämisen kannalta yleensä noin viisi vuotta, ja monesti sopimukseen liittyy optioita myös jatkosta.
Muun muassa koronavuosi on kuitenkin opettanut, että olosuhteet saattavat muuttua nopeastikin. Kun tartuntojen leviämisen ehkäisemiseksi esimerkiksi kouluissa ja oppilaitoksissa on siirrytty etävaihteelle ja virastojen työntekijät ovat etätöissä, kiinteistöjen käyttöasteet ja sitä myöten julkisten tahojen tarpeet siivouksen ja kiinteistöhuollon palveluille ovat vaihdelleet voimakkaasti.
Juridisesti siivouksen ja kiinteistöhuollon kilpailutusten kautta syntyneitä sopimuksia ei voida muuttaa paljoakaan ilman, että sopimus täytyy kilpailuttaa uudelleen. Toki sopimusehdoista yleensä löytyy kohtia muun muassa pandemian kaltaisten force majeure -tilanteiden varalta.
Jos kuitenkin jo tarjouspyynnössä on mahdollistettu volyymivaihtelut ja esim. mitattava lopputuloskeskeisyys, luo tämä edellytyksiä sopimusaikaiseen joustavuuteen vaikkapa vuodenaikojen tai kapasiteettitarpeiden mukaan. Kun sitten sopimusseurantaa varten on perustettu hyvät yhteistyöfoorumit asiakkaan ja palveluntuottajan välille, voidaan yhdessä edistää tarpeiden täyttymistä ja joustavuutta arjen toiminnassa.
Osta siistiä ja viihtyisää lopputulosta
Vaikka julkisen kilpailutuksen kautta syntynyt sopimus on suhteellisen kiinteä dokumentti, mikäli olosuhteisiin tulee suuria muutoksia, voidaan palveluiden laajuutta, ja sitä kautta hintaa arvioida uudelleen. Tällaisessa tapauksessa muille palveluntarjoajille olisi kuitenkin tasapuolisempaa järjestää kilpailutus kokonaan uudestaan jos alkuperäisen tarjouspyynnön sisältö ei enää toteudu. Uuden kilpailutuksen järjestäminen tuo taas lisäkustannuksia tilaajalle. Siksi tarjouspyynnön sisältöön ja joustoon eri tilanteissa kannattaa panostaa.
Järkevintä onkin pyrkiä siihen, että palvelu hankitaan mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tilaaja ei itse asiassa halua ostaa varsinaisesti esimerkiksi siivoustunteja, vaan siistejä ja viihtyisiä tiloja, joissa käyttäjien on hyvä oleskella ja työskennellä. Tällöin palvelukuvaukseen tulee määritellä mahdollisimman tarkasti, minkälaista siisteyttä ja toimivuutta tiloilta odotetaan. Apuna on hyviä alalla vakiintuneen aseman saaneita tapoja toteuttaa laatua ja lopputulosta. Tällaisia ovat vaikkapa INSTA 800 siivouksessa ja Kiinteistö RYL kiinteistöhuollossa.
Esimerkiksi siivouksen kohdalla tarkoituksenmukaisuus voisi tarkoittaa sitä, että koulun vessaa, jota käytetään viisi kertaa vähemmän kuin saman kiinteistön toista vessaa, siivotaan myös vähemmän, mutta kuitenkin niin, että tilat pysyvät käyttäjälle viihtyisinä. Vastaavasti taas suuremmalla volyymilla olevaa tilaa painotetaan enemmän siivouksessa. Toinen esimerkki on lisääntynyt siivoustarve auloissa loskakelillä verrattuna kuivaan kesäaikaan. Lopputulos ja viihtyisyys on kuitenkin käyttäjälle tärkeämpää kuin se, kuinka monta kertaa jokin työtehtävä on suoritettu.
Siinä missä sopimusehtoja ei juurikaan voi muutella, palvelukuvauksia tulisikin muokata erityisesti pitkissä sopimuksissa tai jättää palvelukuvaukseen tiettyä väljyyttä suoritteiden suhteen. On myös palveluntarjoajan ammattitaitoa suunnitella työn toteutus laadukkaasti ja tehokkaasti, siksi palvelukuvauksessa on turvallisinta kuvata lopputulosta ja miten sitä mitataan.
Tilanne muuttuu – tuottajan kustannukset pysyvät samana
Normaalitilanteessa tilaajalla tulisi olla ammattitaitoinen arvio työn määrästä, mutta aina ei kaikkia tilanteita voida ennakoida etukäteen, kuten korona on osoittanut. Myös politiikka voi vaikuttaa tilaajan kykyyn arvioida palveluntarvetta, esimerkiksi tilanteessa, jossa kunta päättää yllättäen sulkea kirjastoja tai kouluja.
Palveluntuottajan kannalta ongelmallista voi olla, jos tilaaja ei ole sitoutunut tilattavan palvelun määriin. Kun käyttöaste yllättäen putoaa vaikkapa puoleen, myös tuottajan tulopuoli voi tippua, mutta tuotannon kustannukset pysyvät kuitenkin samana.
Näihin kustannuksiin kuuluvat palvelun tuottamiseen liittyvät työvoimakustannukset, sekä tarvittavat laitteet ja muut työvälineet. Toki nämä kustannukset jakaantuvat usein monen asiakkaan kesken, mutta esimerkiksi laiteinvestoinneille on usein laskettu tietty takaisinmaksuaika, joka on suhteessa siihen, kuinka monella asiakkaalla laitetta käytetään ja kuinka paljon, jotta investointi olisi kannattava. Siivouksessa käytetään usein kohteeseen sijoitettuja yhdistelmäkoneita tai tulevaisuudessa myös siivousrobotteja. Niiden leasingvuokrat ovat vakiosuuruisia riippumatta siitä harvennetaanko siivousta.
Sovi lisätöistä ja jaksota tekemistä
Palveluntuottajalle joustoa voi tuoda esimerkiksi työntekijöiden pooli, josta kiiretilanteessa voidaan kutsua lisäkäsiä apuun nopeallakin aikataululla. Valmiiksi valikoidulle joukolle voi lähettää apupyyntöjä esimerkiksi tekstiviestillä.
Tilanteen äkillisesti muuttuessa ja esimerkiksi kiinteistön siivoustarpeen yllättäen vähentyessä molemminpuolinen sovittelu on reilua. Tällöin tilaaja voi esimerkiksi viedä sovittua työtä toisiin kohteisiin.
Yllättäviin tilanteisiin voidaan varautua jo sopimusta tehdessä. Yksityisellä puolella on monesti tapana sopia kiinteästä peruslaskutuksesta ja sen lisäksi kirjata mahdollisuus lisätöihin etukäteen sovitulla hinnalla. Samaan tapaan myös julkisella puolella lisätyöt voitaisiin ottaa mukaan jo kilpailutusvaiheessa.
Myös mahdollisuus jaksottaa työtä sopimuskaudella esimerkiksi niin, että jonain vuonna tehdään enemmän jotain tiettyä asiaa ja taas jonain toisena vuonna vähemmän, tuo lisää joustavuutta. Joustavuuselementtien tuominen sopimuksiin mahdollistaa myös joustavat toimintatavat arjessa.
Jousto on myös toiminnan kehittämistä
Toiminnan kehittäminen ja prosessien ja työtapojen parantaminen on erittäinkin suotavaa sopimuskaudella, sillä se parantaa palvelun laatua ja tuo usein lisäarvoa palvelun tilaajalle ja käyttäjille.
Kehityshankkeet ja prosessien virtaviivaistamiseen tähtäävät toimet voivat olla myös tilaajan ja tuottajan yhteisponnistuksia, joihin myös tilaaja voi investoida. Siivouksen puolella tämä voisi esimerkiksi tarkoittaa uuden lattiapinnoitteen hankintaa, mikä helpottaa puhdistustyötä ja nopeuttaa näin siivoojan työtä sekä parantaa palvelun laatua. Kiinteistötekniikassa voidaan investoida vaikkapa uusiin etäohjaukseen tuleviin ilmanvaihtolaitteisiin, jotka tuovat säästöä energian kulutukseen ja usein vähentävät huoltotarvetta kiinteistössä.
Kehittämistyöstä koituu usein säästöjä, jotka hyödyttävät myös palvelun tilaajaa. Jotta sekä tilaaja että tuottaja olisivat mahdollisimman motivoituneita kehittämistoimintaan, siitä koituvat säästötkin kannattaa jakaa tuottajan ja tilaajan kesken.
