Näin onnistut siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa

Siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisiin hankintoihin liittyy monta huomioon otettavaa seikkaa liittyen muun muassa vastuullisuuteen sekä hinnan ja laadun määrittämiseen. Kävimme läpi L&T:n webinaarissa vinkkejä onnistuneeseen siivouksen ja kiinteistöhuollon julkiseen hankitaan ja keräsimme yhteen webinaarissa esitettyjä, julkisiin hankintoihin liittyviä usein kysyttyjä kysymyksiä niin hankintaan valmistautuvan tahon kuin kilpailutukseen osallistuvan palveluntarjoajan näkökulmasta.

Miten siivouksen ja kiinteistöhuollon julkiset hankinnat ovat kehittyneet vuosien varrella?

Yksi tärkeimpiä kehitysaskeleita siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa on ollut yhteistyön laajeneminen palvelun ostajan ja palveluntuottajan välillä. Vastakkainasettelun sijaan pyritään yhä enemmän aidosti kehittämään palveluita ja niiden laatua yhteistyössä.

Tämä tapahtuu ennen sopimuskautta kilpailutukseen valmsitauduttaessa tarjoajien kanssa käydyssä markkinavuoropuhelussa sekä sopimuskauden aikana valitun palveluntuottajan kanssa. Näissä keskusteluissa huomioidaan yhä enemmän loppukäyttäjien tarpeet. Verkostoitumisen ja dialogin avulla päästään kaikkia osapuolia parhaiten hyödyttävään lopputulokseen.

Perusvaatimuksena on silti puolueettomuus ja se, että palveluntuottajia ei aseteta eriarvoiseen asemaan kilpailutuksissa.

Miten pienet tarjoajat pääsevät tarjoajiksi julkisiin kilpailutuksiin, kun monilla tilaajilla kriteerinä on huima hinta tai pitkä kokemus?

Tämä riippuu varmastikin tarpeista. Joskus isot kaupungit haluavat isoja palvelutuottajia varmistaakseen palveluiden pysyvyyden ja toimituskyvyn. Joskus taas pieni ja ketterä yritys on parempi valinta.

Onko hinta tärkein kriteeri kiinteistöhuollon ja siivouksen palveluntuottajaa valitessa?

Julkiset hankinnat ja kilpailutukset ovat tarkoin säänneltyjä hankintalaissa. Laissa julkisista hankinnoista todetaan momentissa 93: “Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras.”

Laatu on kuitenkin vielä hintaakin tärkeämpi asia, eli palvelun on vastattava loppukäyttäjän tarpeita. Palveluntarjoajan kyvykkyys tuottaa laatua on oleellinen asia mitattaessa hankinnan onnistumista.

Tästä syystä esimerkiksi Espoon kaupunki asettaa kilpailutuksissa tiukat laatukriteerit, jotka palveluntuottajan on täytettävä. Espoo käyttää lisäksi mediaanihintaa päätöksentekokriteerinä, jotta varmistetaan edellytykset laadun toteutumiselle käytännössä.

Mitä tilaajan pitäisi ottaa huomioon käyttäessään valintaperusteena mediaanihintaa alhaisimman hinnan sijaan?

Tilaajan kannalta mediaanihinta asettaa enemmän vaatimuksia muille kriteereille, jotta vaatimustaso on määritelty riittävän tarkasti hankintailmoituksessa. Eli tilaajan pitää määritellä hyvin tarkkaan, mitä palveluntuottajan pitää vähintään tuottaa.

Millaisia haasteita mediaanihinta tuottaa tarjoajalle?

Palveluntarjoajalle mediaanihinta voi tuottaa joskus päänvaivaa. Jos esimerkiksi uuden teknologisen innovaation myötä palvelun tuottamisen hinta saadaan alas, voi olla “lottoamista” että osuu mediaanihintaan kilpailutusprosessissa – on arvioitava myös kilpailijoita, ei vain omaa kyvykkyyttä kustannusten optimointiin.

Pystyykö palveluntarjoaja paremmin takaamaan mediaanihinnalla vai alhaisimmalla hinnalla palvelun laadun säilymisen sopimuksen mukaisella tasolla, vai onko tällä vaikutusta laatuun?

Hinnalla on merkitystä laadun näkökulmasta. Esimerkiksi epärealistisen halpa hinta, jolla ei pystytä ylläpitämään laatua sopimuskaudella, pitää pystyä  karsimaan kilpailutuksessa pois. Kyvykkyyttä kustannustehokkuuteen pitäisi kuitenkin palkita jotenkin.

Mediaanihinta voi olla hyvä väline isolle kaupungille valita palveluntarjoaja. Tällöin ei luultavasti päädytä kiistelemään laadusta, kun kukaan ei halua toteuttaa palvelua tappiolla. Hinta ei aina toisaalta takaa laatua.

Mitä asioita vastuullisuus siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisessa palvelutuotannossa kattaa?

Vastuullisuus on laajempi kysymys kuin ensi alkuun tulisi mieleen. Olemme tottuneet puhumaan vastuullisuudesta varsinkin ekologisten valintojen suhteen. Tämä on tietysti tärkeää, sillä esim. energiaa säästämällä tai käyttämällä luontoa vähemmän kuormittavia ekologisia pesuaineita ja puhdistusmenetelmiä voidaan osaltaan ehkäistä ilmaston lämpenemistä ja ekokatastrofia.

L&T  jakaa vastuullisuuden kolmeen pääryhmään:

1. Ympäristövastuu. Ympäristövaikutukset voivat kohdistua luontoon, ihmisten terveyteen ja elinolosuhteisiin.
2. Taloudellinen vastuu. Vastuullinen yritys pitää huolta omasta kannattavuudestaan ja kilpailukyvystään, jotta se on elinvoimainen myös pitkällä tähtäimellä ja voi huolehtia myös muista vastuistaan asiakkaiden, henkilökunnan ja muiden sidosryhmien suhteen.
3. Sosiaalinen vastuu. Sosiaalisella vastuullisuudella tarkoitetaan kaikkia niitä vaikutuksia, joita yrityksen toiminnalla on eri ihmisryhmille ja yhteisöille. Tällaisia sidosryhmiä ovat muun muassa oma henkilöstö, asiakkaat, paikalliset asukkaat, alihankkijat ja kansalaisjärjestöt.

Miten työllistämisehdon käyttö sopimuksen osana toimii?

L&T:llä osatyökykyisten ja työttömien työllistäminen nähdään valtavan suurena hyödyntämättömänä potentiaalina , ja olemme sitä mieltä, että työvoiman kohtaantumisongelma tulisi selättää. Meillä on parhaillaan käynnissä ohjelma, jossa erityisesti valmistellaan työllistämisasioita. Kyseessä on iso pykäläviidakko, mutta vastuullisuus on meille niin tärkeää, että olemme valmiita panostamaan tähän.

Jäikö sinulle vielä kysymyksiä? Vastaamme niihin mielellämme! Laitathan sähköpostia osoitteeseen marko.lumijarvi@lassila-tikanoja.fi

Lue myös: Siivouksen ja kiinteistöhuollon julkiseen hankintaan valmistautuminen - mitä tulisi tietää?