Näin raportoit ja johdat yhteistyötä fiksusti – 3 vinkkiä

Raportoinnilla ei vain kerrota, että jotain on tapahtunut, vaan sen avulla sopimusosapuolet peilaavat jatkuvasti tekemistään yhdessä sovittuihin tavoitteisiin. Raportointi on keskeinen työkalu tulevaisuuden suunnittelussa ja auttaa selvittämään, mitä tulee tehdä, jotta yhteiset tavoitteet saavutetaan.

Yleisesti raportoinnin ja dokumenttienhallinnan ajatellaan olevan aikaa vievää ja pakollista pahaa. Helpompi olisi vain jutustella, mutta sillä harvoin saadaan asioita määrätietoisesti eteenpäin ja päästään yhteisiin tavoitteisiin.

Esimerkiksi tapaamisten dokumentointi on nykypäivän hektisessä maailmassa asioiden etenemisen ja onnistumisen kannalta kriittistä. Jos mitään ei kirjata ylös, ei mikään ole myöskään jäljitettävissä.

Tehokas raportointi vaatii nykyaikaisia työkaluja

Dokumentointi hoidetaan usein vasemmalla kädellä ja tiedostoja ylläpidetään turhaan monissa eri järjestelmissä, mikä kuormittaa ja lisää kuluja palvelukokonaisuuden molemmin puolin. Usein havahdutaan siihen, että sopimusdokumentit ovat vuosia vanhoja, eikä niitä ole päivitetty muuttunutta arkea vastaaviksi – jos ne ylipäätään ovat tallessa.

Jos sopimukset ja palvelukuvaukset eivät ole ajan tasalla, on mahdotonta odottaa, että henkilöstö osaisi työarjessaan tehdä oikeita asioita oikealla tavalla. Nykypäivän tehokas malli on, että palveluntoimittaja huolehtii dokumentoinnista yhteisessä verkkopalvelussa, jossa se on aina ajantasainen ja molempien osapuolten saatavilla.

Näin poistetaan päällekkäistä työtä, vastuu dokumenttien päivityksestä on palveluntoimittajalla ja asiakas saa keskittyä omaan ydintekemiseensä.

Ohjaa tulevaisuutta – älä dokumentoi mennyttä

Tehokas raportointi vaatii nykyaikaisia työkaluja sekä hyviä ja tehokkaita toimintamalleja. Siksi jo sopimusneuvotteluissa on syytä luoda selkeät käytännöt siihen, miten raportteja käsitellään ja toimenpiteet jalkautetaan.

1. Sovi selkeät käytännöt ja vastuut: kuka tekee, mitä tekee ja milloin.

• Raportoi vain asioita, joilla on konkreettinen arkea ohjaava vaikutus.
• Varmista, että jokainen tietää vastuunsa. Sopikaa aikataulut ja pitäkää sovitusta kiinni.
• Eliminoi päällekkäinen työ ja hyödynnä digitaalisia nykyajan mahdollisuuksia.

2. Ota raportointi osaksi arkea: käykää avainmittarit sovitusti läpi viikoittain tai vähintään kuukausitasolla.

• Toiminnan on oltava oleellinen osa arjen toimintaa eikä satunnainen, suuresti kuormittava työtehtävä. Ei taloushallinnossakaan kerätä koko vuoden kuitteja yksiin kansiin vuoden viimeisenä päivänä ja yritetä niiden perusteella sitten miettiä yrityksen tulevaisuutta. Työtä tehdään joka päivä ja tulevaa ennustetaan vähintään kuukausitasolla.

3. Muista vaikuttavuus ja toiminnan aito ohjaus.

• Mitä tapahtuu, kun raportti on koostettu.
• Mitkä ovat korjaavat toimenpiteet ja miten niitä johdetaan?
• Muista myös jatkuva seuranta. Onko sovitut asiat tehty ja mikä on vaikutus?

Yhteiset tavoitteet ja niiden seuranta ovat toiminnan johtamisen kulmakivi

Historia on raportoinnin epäolennaisin osa. Sitä ei voi muuttaa. Raportoinnin tärkein tehtävä on tarjota työkalut tehokkaammalle tulevaisuudelle – se on toiminnan johtamisen työkalu. Jos sitä ei osata hyödyntää, on aivan sama, raportoidaanko ollenkaan.

Tärkeintä on, että kaikki osapuolet tekevät oman osansa ja että raportoinnin yhteydessä sovitaan ja vastuutetaan aina konkreettiset korjaavat toimenpiteet, jos jokin asia ei ole edennyt sovitusti. Näillä eväin arki rullaa sujuvasti ja kovatkin tavoitteet saavutetaan.