Kannattaako jatkuva tukipalvelujen kilpailutus vai viekö pitkäaikainen kumppanuus lopulta voiton? Tehdaspalvelujen tuottajaa valitessa on benchmarkattava paljon muutakin kuin pelkkä hinta.
Mutta miten yritys voi varmistua siitä, että nykyinen yhteistyö kantaa hedelmää vielä vuosienkin päästä ja on tehokkain tapa toimia vallitsevassa markkinatilanteessa ?Palvelusopimuksen kilpailuttamisessa merkitsee muukin kuin eurosumma
Monessa teollisuuden alan yrityksessä pohdiskellaan pää punaisena pitkäaikaisen palvelusopimuksen todellisia hyötyjä. Monissa yrityksissä ajatellaan, että tehtaan tukipalvelut on kilpailutettava säännöllisin väliajoin, mikä vaikuttaa päätöksentekoon kun investointeja suunnitellaan. Kehittäminenhän vaatii aina investointeja, yhteistä tahtotilaa sekä uskoa tulevaan.
Vaikka investoinnit maksavatkin itsensä takaisin – usein vieläpä nopeasti ja moninkertaisesti – saattaa palveluntuottaja kyseenalaistaa kehitystyön ja investointien järkevyyden tilanteessa, jossa kilpailutus lähestyy ja hinta lopulta ratkaisee.
Kilpailuttaminen on alalla normaali käytäntö ja hyvä sellainen. Onhan meidät palveluntuottajatkin pidettävä hereillä ja vähän varpaillaan. Olisi kuitenkin virhe kilpailuttaa vain silkasta kilpailuttamisen ilosta tai yksittäisen palvelun hinnan muodollisen alennuksen saamiseksi.
Yrityksen sisällä tulee vallita ymmärrys siitä, mitä ollaan kilpailuttamassa ja miksi, ja miten nykyinen palveluntuottaja näiden ehtojen sisällä suoriutuu. Erityisen tärkeää on ymmärtää, ettei palvelujen yksikköhintoja pidä lukea kuin raamattua; euro ei ole aina euro, kuten tulemme kohta huomaamaan.
Kilpailutukset tulevat usein nopealla aikajänteellä, eikä yrityksessä aina olla ihan varmoja siitä, mitä ollaan tekemässä ja mitkä asiat toimivassa palvelusuhteessa eniten merkitsevät. Silloin katseet on helppo kohdistaa pelkkiin kustannuksiin.
Kun yritys miettii, kannattaako pitkäaikainen palvelusopimus jatkuvan kilpailuttamisen sijaan, on syytä tarkastella ainakin kustannustehokkuutta, turvallisuutta ja riskien kartoitusta, kehitystyötä ja kykyä vastata muuttuviin tarpeisiin sekä yritysten välisen yhteistyön sujuvuutta.
1. Toimiiko sopimuskumppani kustannustehokkaasti?
Pelkän hintalapun tuijottamisen sijaan yritysten kannattaisi keskittyä siihen lisäarvoon, mitä pitkäaikainen sopimuskumppani tuo mukanaan. Samalla eurolla ei saa joka tuottajalta täysin samaa palvelua: kilpailija voi pudottaa palvelun hinnan viiteen euroon mutta käyttääkin työn suorittamiseen kolminkertaisen ajan suhteessa puolet kalliimpaan kumppaniin.
Mikä on lopputulos, jos pelkkä hinta ratkaisee?
Yritys valitsee halvan ja hitaan ja päätyy maksamaan suuremman hinnan, vaikka pyhä pyrkimys oli säästää nojautumalla edullisempaan. Säästöjen sijaan tilaajalle voi koitua merkittäviäkin toimittajan valvontakustannuksia, mikäli yhteistyö ei perustu luottamukseen.
Yksittäisen hinnan sijaan on tärkeämpää tarkastella toiminnan kustannustehokkuutta. Tähän liittyvät olennaisesti asiantuntijuus, työtavat ja työmenetelmät . Jos työsuoritetta tullaan tekemään vääränlaisilla välineillä tai vajaalla osaamisella, on selvää, että työn tekeminen kestää pidempään, laatu kärsii ja kokonaishinta kasvaa.
Huomioitava on myös palveluntoimittajan kyky havaita tehtaan kokonaiskustannuksia säästäviä mahdollisuuksia.
2. Kuinka kumppani huomioi työturvallisuuden ja kartoittaa riskit?
Pitkäaikainen ja luotettava toimittaja takaa, että turvallisuusasiat ovat kunnossa , riskikartoitukset tehdään jokaisesta työtehtävästä, ympäristön turvallisuutta havainnoidaan jatkuvasti ja läheltä piti -tilanteista raportoidaan.
Tehtaan, työympäristön ja ennakoivan turvallisuustyön hyvin tunteva sopimuskumppani osaa tunnistaa riskejä uutta palveluntarjoajaa varmemmin.
Eikä sovi sivuuttaa sitä faktaa, että pitkäaikaisen sopimuskumppanin työntekijät ovat motivoituneita ja haluavat panostaa yhteisen työpaikan viihtyvyyteen. Nämä kaikki tekijät luovat työympäristöstä entistä turvallisemman ja auttavat ennaltaehkäisemään niin henkilövahinkoja, turhia sairauspoissaoloja kuin koneiden ja työvälineiden rikkoontumisia.
3. Kuinka kumppani kehittää palvelujaan?
Työpaikalla kehitystyö on jatkuvaa, huomasimme sitä tai emme. Joka ainut päivä kohtaamme työssä tilanteita, joissa hoksaamme, kuinka asian voisi hoitaa entistä paremmin: nopeammin, tehokkaammin, edullisemmin tai turvallisemmin.
Ei ole tavatonta, että kehittäminen ja sen tulokset muuttuvat arjeksi. Sen seurauksena emme edes huomaa suoriutuvamme työtehtävästä kolme kertaa aiempaa nopeammin tai sitä, että pienellä työmenetelmien muutoksella olemme onnistuneet puolittamaan läheltä piti -tilanteiden määrän.
Kun kilpailutuksen aika jälleen koittaa, kääntyvät katseet liian herkästi yksikköhintaan eivätkä siihen, millä eri tavoin nykyiset tehdaspalvelut ovat kehittyneet kohti parempaa. Pitkäaikainen yhteistyö ja palvelujen kehittäminen luovat tehdasalueelle moniosaajia, mikä on ennen kaikkea asiakasyrityksen etu.
4. Kuinka hyvin yhteistyö palveluntoimittajan kanssa sujuu?
Pelkkä pitkäaikainen yhteistyösopimus ei ole oikotie onneen, vaan kemioiden kohtaaminen, avoin keskusteluyhteys, yhteiset pelisäännöt ja seurattavat mittarit ovat keskeisessä roolissa .
Kummankin osapuolen on oltava jatkuvasti selvillä siitä, mitä on sovittu, miten palaveerataan, miten raportoidaan ja miten päivittäistä yhteistyötä tehdään – myös silloin, kun jotain odottamatonta tapahtuu.
Pitkäkestoisessa yhteistyössä vastaan tulee väistämättä ongelmatilanteita. Vain harvoin ongelmat häviävät täysin itsekseen. Silmien sulkemisen sijaan ongelmat on tiedostettava, juurisyy etsittävä yhdessä ja toimintatapoja muutettava siten, että vastaavilta tilanteilta vältytään jatkossa.
Mikään ei mittaa sopimuksen toimivuutta ja yhteistyön sujuvuutta paremmin kuin äkisti päälle puskeva poikkeustilanne. Tehtaan toimintahäiriö vaatii paitsi hyviä verkostoja, nopeaa reagointia ja joustamiskykyä myös tietynlaista kalustoa ja ammattitaitoa sekä suunnitelmallista valmistautumista seisokkeihin. Palveluntuottajan kustannukset ovat tavallisesti hyvin pieniä verrattuna tunninkaan tuotantokatkoon.
Kysymys siis kuuluu, kuinka hyvin sopimuskumppani on täyttänyt odotukset poikkeustilanteissa ja kuinka paljon kalliimmaksi yllättävä tilanne olisi tullut, jos paniikkiavuksi olisi pitänyt hälyttää tehdasaluetta tuntematon ulkopuolinen toimija, jonka erityisosaamisesta ei ole varmuutta?
Olisiko nykyinen toimittaja pitkän kumppanuuden arvoinen?
Kyse ei missään nimessä ole yksisuuntaisesta polusta. Yhtä lailla palvelutoimittajan on todistettava kykynsä ja arvonsa sekä näytettävä toteen, miksi se olisi pitkäaikaisen sopimuksen arvoinen.
Siksi palveluntoimittajan näkökulmasta tässä artikkelissa luettelemiani kohtia on ajateltava käänteisesti: jos toimintaa ei kehitetä , jos hinnat nousevat mutta palveluja ei pyritä parantamaan, jos työnteon yhteydessä syntyy tapaturmia tai läheltä piti -tilanteita, jos asiakasta ei osata tai ehditä auttamaan ongelmatilanteissa tai keskusteluyhteyttä pidetä avoinna on sanomattakin selvää, että sopimuskumppanuus tulee tiensä päähän toivottua nopeammin.
Jos taas palveluntoimittajana tai palvelujen ostajana tunnistat sopimuksestanne edellä mainitut asiat, onneksi olkoon – silloin pitkäaikaisen palvelusopimuksen kulmakivet ovat kunnossa ja olet saattanut hyvinkin löytää arvoisesi kumppanin.
Mikäli kiinnostuksesi heräsi ja haluat keskustella lisää yhteisistä mahdollisuuksistamme, ole rohkeasti yhteydessä. Autamme mielellämme sinua ja yritystäsi rakentamaan tehtaallenne parhaan mahdollisen kokonaisratkaisun tehokkaan tukipalvelukokonaisuuden tuottamiseen.
Voit myös lukea lisää teollisista tukipalveluista maksuttomasta oppaastamme ja olla yhteydessä asiantuntijoihimme .
