Kun teollisia tukipalveluita ostetaan palveluita tuottavalta yritykseltä, yhteistyösopimuksen laatimiseen käytetään huomattavasti aikaa. Yksityiskohdat hiotaan kuntoon ja molempien osapuolten intressit kirjataan ylös. Ilman suunniteltua jalkautusta sopimuksesta ei kuitenkaan saada mitattua hyötyä irti.
Mitä jalkautusprosessissa sitten kannattaa ottaa huomioon, jotta yhteistyöstä saadaan toimiva heti alusta saakka? Alla yhdeksän kohdan lista hyväksi havaituista käytänteistä.
1. Hyvä sopimus on helppo jalkauttaa
Ota lyhyitä askeleita sopimuksen jalkauttamisessa. Ota tavoitteeksi laittaa yksi asia kerrallaan kuntoon. Moni asia muuttuu mahdollisesti uuden sopimuksen myötä, eikä kaikkea tarvitse – tai edes voi – muuttaa kerralla. Ole systemaattinen: parempi vähän kerrallaan kunnolla kuin paljon kerrallaan huonosti.
2. Muista resursoida jalkautusprosessi
Resursoi aikaa. Sillä varmistetaan jo sopimuksen tekovaiheessa, että esiin tulevat mahdolliset haasteet korjataan, jalkautuksen viestintää ylläpidetään ja käytännöt toteutetaan suunnitellusti. Tämä voi olla yhteisresurssi, johon kumpikin osapuoli antaa oman panoksensa, jotta toimenpiteet saadaan mahdollisimman nopeasti käytäntöön. Tärkeintä on määrittää kuka tekee, mitä tekee, miten tekee ja milloin tekee.
3. Ota jalkautus projektina
Jalkautukseen on syytä suhtautua projektinomaisesti: aikatauluta, seuraa ja jaa vastuuta. Projektiin kuuluu myös etenemisestä informointi: kerrotaan henkilöstölle, milloin ollaan saavutettu esimerkiksi 40 % tavoitteista ja millä aikataululla loppujen muutosten odotetaan tapahtuvan. Olennaista on, että jokainen ymmärtää, miten toimitaan ja missä mennään.
4. Innosta ja kannusta ideoimaan
Mieti, miten jalkautuksesta saadaan innostava prosessi. Kun henkilöstö on jalkautuksessa mukana, päästään pienistäkin vastoinkäymisistä heittämällä yli. Jalkautuksen aikana tapahtuvaa ideointia ei missään nimessä saa ohittaa! Kaikkea ei välttämättä osata tuoda esiin sopimusneuvotteluissa, vaan jalkautusprosessin aikana syntyy usein valtava määrä uusia ideoita, kun muutoksia tarkastellaan uusin silmin ja uusista näkökulmista.
5. Visualisoi muutos
Mieti, miten muutostilanteen voisi visualisoida – miten voisit viestiä sen kuvilla niin, että työympäristössä ymmärretään muutos ja syyt sen taustalla. Esimerkiksi turvallisuuskampanjoissa tätä osataan jo hyödyntää erilaisin hahmoin, tarinoin ja kuvien keinoin. Mieti, miten voisit tehdä saman sopimusta jalkauttaessa.
6. Muista viestintä, varaudu muutosvastarintaan
Muutos aiheuttaa aina erilaista vastarintaa. Viestinnällä on valtava merkitys jalkautuksen onnistumisen kannalta. Muutosvastarinta on sitä matalampi mitä suurempi joukko ymmärtää, mitä on tapahtumassa ja miksi.
7. Ennakoi ongelmatilanteet
Vaikka jalkautusprosessi olisi kuinka hyvin suunniteltu, ei suunnitelma aina toteudu toivotulla tavalla. Varaudu joustamaan ja muuttamaan ajatusmallia. Myös muilta tahoilta tulevat yllättävät muutokset saattavat vaatia sopimuksen jalkauttamisessa joustamista.
8. Valitse tavoitteesi ymmärtävä palveluntuottaja
Hyvä toimittaja vaatii ja varmistaa sopimuksen jalkautuksen . Älä anna pelkän yksikköhinnan määritellä sopimuskumppania. Kun toimittaja osaa kertoa jalkautusprosessin merkityksen ja ymmärtää tavoitetilasi, saat varmasti rahoillesi vastinetta jo heti alusta alkaen.
9. Pitäkää yhteistyö avoimena
Sopimusta laadittaessa kannattaa nostaa rohkeasti asioita esille. Pysy avoimena, jotta sopimusprosessi pysyy johdonmukaisena alusta loppuun ja kerro asioista, jotka saattavat nousta esiin sopimuksen jalkautuksen aikana.
Vaikka sopimus olisi kuinka hyvä, mutta sen jalkautus epäonnistuu, on lopputuloksena pahimmillaan täysin vääränlainen palvelukokonaisuus, jossa osapuolet joutuvat käyttämään aikansa turhiin asioihin ja yhteinen tavoitetila jää kauas sovitusta.
Ennen jalkautukseen ryhtymistä on kuitenkin laadittava yhteistyösopimus. Kokosimme yksiin kansiin parhaat vinkkimme sopimusneuvottelujen tueksi.
- Millainen on toimiva sopimus?
- Miten valita vastuullinen kumppani?
- Miten laatia yhteiset pelisäännöt muutostilanteisiin?
Ilmaisen oppaan voit ladata itsellesi alta. Mielenkiintoisia lukuhetkiä!
