Kalenteroitujen suoritteiden sijaan kannattaa pyrkiä löytämään mittarit, jotka kuvaavat kiinteistöhuollosta syntyvää hyötyä ja lopputulosta. Listasimme mittareita, jotka ohjaavat yrityksesi toimintaa tuottavaan suuntaan.
Katsotaanko panosta vai tuotosta? Tämä on peruskysymys, jota meidän kaikkien tulee pohtia välillä - oikeastaan kaikilla elämän osa-alueilla.
Erityisen tärkeää oikeiden asioiden mittaaminen on liiketoiminnassa. Ei kannata tuijottaa vain asioita, joita tehdään ja paljonko ne maksavat, vaan mitä panoksilla saadaan. Usein tärkeimmät mittarit määritellään key performance -indikaattoreiksi (KPI). Nämä kertovat sananmukaisesti, mitkä ovat olennaisimmat suoriutumista kuvaavat mittarit.
Kiinteistöhuollon KPI:t
Aina liiketoiminnassakaan ei osata katsoa tai arvottaa KPI:ta. Silloin ostetaan suoritekertoja lopputuloksen sijaan. Esimerkiksi siivoukseen ja pihanhoitoon sovitaan hoitokerrat sen sijaan, että pyrittäisiin yhdessä parempaan lopputulokseen. Lopputulosta voidaan mitata esimerkiksi toimitilojen viihtyisyyteen ja puhtauteen liittyvillä mittareilla.
Tähän on monta syytä: yksi on se, että kiinteistöhuollon ostamisen malli syntyi 1980-luvulla ja se on sinne jämähtänyt. Kiinteistöhuollon merkitystä tuottavuudelle ei myöskään ymmärretä, vaan se pidetään pakollisena pahana, joka on vain hoidettava mahdollisimman pienillä kuluilla.
Kiinteistöhuoltoa ostavat yritykset eivät siksi jaksa, osaa tai halua perehtyä, mistä löytyisivät oikeat KPI:t. Tässä kannattaa haastaa toimittajayritystä: sen on osattava rakentaa mittareita, jotka ovat kattavia, kuvaavia ja mitattavia. Palveluntuottajan on kyettävä tuottamaan arvoa omista palveluistaan.
Mitä mittarit sitten voisivat olla?
Tuottavuus
Monenlaisissa kohteissa voidaan tutkia, kuinka erilaiset ratkaisut vaikuttavat tuottavuuteen . Ratkaisut liittyvät työviihtyvyyteen ja toimitilojen tuottavuuteen.
Olosuhteet
Olosuhteet voivat tarkoittaa esimerkiksi lämpötilaa, ilmankosteutta, hiilidioksidia tai huoneilman epäpuhtauksia. Niiden merkitys tuottavuuteen on yllättävän suuri.
Kustannukset
Ei pidä tuijottaa vain kustannuksia, mutta sen on hyvä olla yksi mittari, jolla luonnollisesti osaltaan mitataan tehokkuutta.
Energian käyttö
Energian käyttö vaikuttaa myös kustannuksiin ja sitä on helppo mitata.
Käyttäjätyytyväisyys
Kyselyillä on helppo mitata, kuinka tyytyväisiä tiloihin ollaan. Kyselyitä voidaan kiinteistöstä riippuen kohdistaa vuokralaisille tai heidän asiakkailleen.
Vuokrausaste
Vuokrausasteen merkitys tuottavuudelle on selvä. Astetta tulee tarkastella pitkällä aikavälillä eli nouseeko vai laskeeko aste.
Kehittäminen
Tärkeintä KPI-pohjaisessa tarkastelussa suoritteiden sijaan on se, että toiminta kehittyy ja tuottavuus kasvaa. Siksi kehittäminen kannattaa kiinnittää yhdeksi KPI:ksi. Sovi, että toimittajayrityksen on vuodessa tuotettava tietty määrä ehdotuksia.
Työturvallisuus
Työturvallisuuteen löytyy paljon mittareita .
Kannustimet kuntoon
KPI-malli tuottaa molemmille osapuolille hyvää, kun siinä sovitaan selvästi tavoitteet mittareille ja palkkiomalli. Mallin tulee toimia siten, että jos toimittajayrittäjä pystyy ylittämään tavoitteet ja kasvattamaan tällä tavoin tuottavuutta vielä ennakoitua enemmän, siitä palkitaan.
Sama toimii myös toisinpäin: jos toimittajayritys ei pääse tavoiteltuun tasoon, se leikkaa hintaa.
