Vuosihuolto koostuu lukuisista erikokoisista projekteista, joiden parissa kymmenet eri toimijat ahertavat yhteisellä työmaalla osittain samaan aikaan, osittain porrastaen. Jotta vaativa kokonaisuus saadaan vietyä onnistuneesti maaliin, on vuosihuollon jokaisen osaprojektin onnistuttava suunnitellusti – pienikin epäonnistuminen voi johtaa suuriin ongelmiin.
Tehtaasta riippumatta vuosihuollon tarkoitus on turvata tulevien vuosien toiminta ja tuotantokyky. Tavallisesti tämä tapahtuu tuotannon pullonkauloja poistamalla. Jokaisen vuosihuoltoon liittyvän osaprojektin tavoitteena on poistaa kyseisen osa-alueen pullonkaulat ja varmistaa, että tuotanto voi jatkua ja mielellään jopa tehostua entisestä.
Jotta tämä ylipäätään olisi mahdollista, on vuosihuollon tavoitetila kirkastettava jokaiselle vuosihuoltoon osallistuvalle toimittajalle ja varmistettava, että kukin heistä sitoutuu tekemään yhteisten tavoitteiden eteen kaikkensa.
Tehtaan vuosihuolto on aina suunniteltu poikkeustila
Vuosihuolto tarkoittaa tavallisesti tuotantokatkosta. Mitä lyhyempi vuosihuollosta johtuva tuotantokatkos on, sitä paremmin yrityksen asettamat tuotantotavoitteet saavutetaan. Ja mitä nopeammin vuosihuolto halutaan toteuttaa , sitä kriittisempää on sen tehokas suunnittelu.
Vuosihuollon aikana tehtaalla vallitsee aina poikkeustila. Toimijoita ja ihmisiä on moninkertainen määrä normaaliin nähden, ja tehdasalueella suoritetaan riskialttiita töitä poikkeavissa paikoissa. Jokaisella toimijalla on vuosihuollon aikana oma projektinsa, joka on saatettava loppuun ajallaan, jotta seuraava toimija pääsee aloittamaan omansa.
Tästä syystä vuosihuoltoon osallistuvilla toimijoilla ei ole aikaa tai varaa olla ymmärtämättä vuosihuollon tavoitetilaa saati sortua virheisiin, jotka voivat aiheuttaa vaaratilanteen tai pahimmillaan romuttaa koko projektin.
Mitä aikaisemmassa vaiheessa vuosihuollon suunnittelu on aloitettu ja kaikki toimijat saatu saman pöydän ääreen, sen varmemmin osapuolten välillä vallitsee yhteisymmärrys, jota vuosihuollon onnistuminen vaatii.
Varmista vuosihuollon sujuvuus näiden vinkkien avulla
Ydintarkoituksensa eli tehtaan tuotantokyvyn takaamisen lisäksi vuosihuolto sisältää usein monia yksittäisiä tavoitetiloja. Näitä voivat olla esimerkiksi vuosihuollon saattaminen päätökseen tietyssä ajassa, ilman tapaturmia , kustannustehokkaasti budjettia ylittämättä tai edellistä vuosihuoltoa laadukkaammin.
Näillä vinkeillä varmistat, että jokainen tavoite saavutetaan eikä vuosihuolto kaadu ainakaan huolimattomaan suunnitteluun.
1 - Aloita vuosihuollon suunnittelu ajoissa
Kuinka aikaisin vuosihuollon suunnittelu tulisi aloittaa? Vuosihuollon laajuudesta riippumatta hyvä nyrkkisääntö on aloittaa seuraavan vuosihuollon suunnittelu viimeistään silloin, kun edellinen vuosihuolto loppuu.
Monella tehtaalla vuosihuoltoja suunnitellaan jopa vuosia ennakkoon – vuonna 2020 on jo tiedossa, mitä tuotannon pullonkauloja vuoden 2024 vuosihuollolla halutaan parantaa.
2 - Valitse suunnittelutiimiin oikeat ihmiset
Suunnitteluorganisaatio on vastuussa siitä, että kaikkien tehdasalueella toimivien yritysten välillä vallitsee yhteisymmärrys. Jos suunnitteluorganisaation rakenne ja vastuut ovat epäselvät, tuhlaantuu aikaa usein tyhjänpäiväisiin palavereihin tai jopa siihen, että palavereissa istuu täysin vääriä henkilöitä.
Varmista, että vuosihuollon suunnitteluun saadaan ensitapaamisesta lähtien mukaan mahdollisimman laaja-alainen näkemys. Näin varsinaisen vuosihuollon aikana varmimmin taklataan yllättävät ja odottamattomat tilanteet: kuinka toimitaan, jos jokin vaadittava osa ei saavukaan ajallaan tai jos laite rikkoutuu kesken kriittisen vaiheen?
Vuosihuollon suunnittelua ja toteutusta nopeuttaa tuttujen ja luotettavien, alueen jo valmiiksi tuntevien toimijoiden ottaminen osaksi projektia.
3 - Varmista moninäköisyys ja huomioi yksityiskohdat
Kuten yllä jo viittasinkin, vuosihuollon tehokas suunnittelu vaatii mahdollisimman monialaista tarkastelua. Jo pelkästään töiden jaksottaminen ja kymmenien eri toimijoiden aikatauluttaminen yhteisellä työmaalla vaatii pikkutarkkaa suunnittelua ja asiantuntemusta:
- Kuka rakentaa telineet ja missä niitä tarvitaan?
- Mitä muutoksia telineet tuovat kulkureitteihin?
- Miten jätteet kulkeutuvat alas 4. kerroksesta, kun hissit eivät ole käytössä?
- Miten työtehtävät jaksotetaan, jotta vaaratilanteita ei pääse syntymään?
- Onko tehdasalueelle syytä resursoida työturvallisuudesta vastaavia henkilöitä, jotka tarkkailevat ja varmistavat, että työskentely sujuu turvallisesti?
Hyödynnä vuosihuoltoon osallistuvien toimijoiden oma ammattiosaaminen, jotta jokainen yksityiskohta osataan huomioida.
4 - Ole avoin ja rohkea
Yksi suurimmista kompastuskivistä toiminnan ja laadun kehittämiselle on orjallinen tapa tehdä asiat niin kuin aina ennenkin on tehty. Eteenpäin katsova ja rohkea vuosihuollon suunnittelu voi kuitenkin olla tehokas pullonkaulojen poistaja.
Kuuntele vuosihuoltoon osallistuvien toimijoiden ideoita ja ota kehitysehdotukset vastaan avoimin mielin. Oman alansa ammattilaiset tietävät, millä laitteilla ja millä työmenetelmillä saavutetaan paras lopputulema vuosihuollon kussakin vaiheessa.
Uusien ideoiden vastaanotto ja omaksuminen on helpointa silloin, kun suunnittelupöydän äärellä istuvat luotettavat ja sitoutuneet palveluntoimittajat .
5 - Kerää dataa, analysoi ja dokumentoi
Vuosihuollon suunnittelun lähtökohtana toimivat aina aikaisemmat kokemukset. Se, kuinka hyvin edellisiä vuosihuoltoja voidaan hyödyntää tulevan suunnittelussa, riippuu siitä, millä menetelmillä vuosien varrella syntynyttä dataa on analysoitu ja dokumentoitu: ovatko parin vuoden takaisen vuosihuollon viivästymisen syyt selvitetty sekä helposti löydettävissä ja tulkittavissa vai onko suunnitteluorganisaation toimittava pelkän muistijäljen varassa?
Pelkän muistin varassa toimiminen on aina riskialtista. On täysin mahdollista, että organisaatiomuutosten vuoksi edelliseen vuosihuoltoon osallistuneet henkilöt eivät edes ole enää yrityksen palveluksessa.
Varmista siis toimivat käytännöt datan läpikäyntiin, analysointiin ja dokumentointiin, sillä historian hyödyntäminen auttaa aina tulevan projektin suunnittelussa, jalkauttamisessa, läpiviennissä ja viestinnässä. Datan avulla jokainen toimittaja voi myös tahollaan analysoida, mitä asioita alkavassa projektissa pitää huomioida.
6 - Hyödynnä tehtaan oma henkilökunta
Kun tuotantolaitos on alhaalla, tehtaan oman henkilökunnan työskentely on hyvin erilaista normaalitoimintaan verrattuna. Joidenkin työskentely voi vuosihuollon vuoksi estyä jopa kokonaan.
Ota suunnittelussa huomioon, miten omaa henkilökuntaa voidaan mahdollisimman tehokkaasti hyödyntää vuosihuollon aikana. Näin saadaan helposti tehostettua projektin läpivientiä kustannustehokkaasti ja resursseja haaskaamatta.
7 - Varmista ajantasainen ja selkeä viestintä
Vuosihuollon etenemisestä viestitään varmasti jokaisella tehdasalueella, mutta millä keinoin ja kuinka laadukkaasti se tehdään? Mieti jo suunnitteluvaiheessa, mikä on viestinnän tavoite. Missä kanavissa projektin etenemisestä viestitään? Entä miten varmistetaan, että viesti tulee myös ymmärretyksi tehdasalueella, jossa työskentelee samaan aikaan useita eri kansalaisuuksia?
Huomioi ajantasainen viestintä myös suunnittelun aikana. Jokaisen vuosihuoltoon osallistuvan yrityksen edustajat eivät aina istu saman palaveripöydän äärellä. Mieti siis valmiiksi, miten voidaan olla varmoja siitä, että jokaisella toimijalla on varmasti käsissään tuorein suunnitelma päivitettyine tietoineen? Yksikin informaatiokatkos muutostilanteessa luo aina riskin sekä työturvallisuudelle että koko projektin onnistumiselle.
Vuosihuollon menestyksekäs läpivienti ei vaadi pyörän keksimistä uudelleen. Huolellisella suunnittelulla ja ammattitaitoisella projektiorganisaatiolla voidaan minimoida odottamattomat, vuosihuollon etenemisen pahimmillaan keskeyttävät yllätykset. Mitä aikaisemmin vuosihuoltoon osallistuvat osapuolet pystytään perehdyttämään, sitä tehokkaammin se sujuu ja tehtaan tuotanto voi jälleen jatkua.
Lue myös: 5 tapaa varmistaa työturvallisuus seisokin aikana.
