Turvallinen ja joustava arkistojen tuhoaminen

Arkistoasiakirjojen tuhoaminen tulee tehdä säännöllisesti niin isoissa, keskisuurissa kuin pienissäkin yrityksissä. Tätä edellyttävät tietosuojalaki ja EU:n tietosuoja-asetus. Lassila & Tikanojan tietoturvapalveluiden palvelupäällikkö Jukka Huurinainen kertoo arkistojen tuhouksen painottuvan vuodenvaiheeseen. Arkistontuhouksessa tietosuoja-aineiston turvallisuus säilyy läpi prosessin, ja lopuksi asiakirjat murskataan vaatimusten mukaisesti.

L&T:n sertifioitu tietosuoja-aineiston arkistontuhous toimii valtakunnallisesti. Prosessin vaiheet täyttävät GDPR:n ja tietosuojalain vaatimukset. Esimerkiksi henkilö-, asiakas- ja yritystietoja sekä kirjanpitoa sisältävät aineistot tulee yrityksissä tuhota asianmukaisesti ja tietoturvallisesti. Arkistoja ei enää saa jättää pölyttymään, koska tietoja ei saa säilyttää turhaan, jos niille ei enää ole tarvetta. Tiedon turha säilyttäminen on yrityksille myös tietoturvariski.

 – Yleisimmin tuhottavat arkistot ovat kolmesta kymmeneen vuotta vanhoja. Olemme tuhonneet myös arkistoja, joiden tiedot ovat sadan vuoden takaa. Viimeisimpien laki- ja asetusmuutosten jälkeen yrityksissä on jo hyvin siirrytty säännöllisiin tuhoamisiin, mutta parannettavaakin vielä löytyy. Meillä on esimerkiksi sopimusasiakkaita, joiden kanssa tyhjennysvälit saattavat olla vuottakin lyhyempiä, palvelupäällikkö Jukka Huurinainen kertoo.

Turvallinen tuhous suunnitelman avulla

Vaikka tiedot tallennetaan nykyään sähköisesti, on Huurinaisen mukaan paperisia arkistoja vielä paljon jäljellä. Arkistojen koot myös vaihtelevat.

– Toimiston nurkassa oleva kaappi on samalla tavalla arkisto kuin huoneet, joissa on kilometrikaupalla arkistohyllyjä. Toimintamme joustaa samassa suhteessa. Pienen arkiston tuhoamiseen palvelun voi tilata suoraan verkosta tai asiakaspalvelustamme. Isommissa tai erikoistuhoamista kaipaavissa kohteissa tilaus onnistuu samojen kanavien avulla, mutta tällaisissa kohteissa käyn minä tai joku asiatuntijoistamme paikan päällä mitoittamassa tarpeet yhdessä asiakkaan kanssa ja teemme arkistontuhoamissuunnitelman, Huurinainen sanoo.

Asiakirjojen tuhoaminen jatkuu tilauksen jälkeen arvioinnilla, jossa tuhottavan aiheiston määrän ja laadun lisäksi kartoitetaan esimerkiksi kulkuväylät, ovien leveydet, kynnykset ja portaat. Tietosuoja-aineiston koskemattomuus säilyy koko prosessin ajan eli myös kuljetuksessa.

Tuhoamisraportti sisältää lain vaatimukset

Lukittuja keräysastioita on saatavilla monessa eri koossa. Materiaali kuljetetaan joko pakkaavalla tietosuoja-ajoneuvolla tai kappaletavarakuorma-autolla. Ajoneuvot ovat erikoisvarusteltuja, joissa on otettu huomioon materiaalin arkaluotoisuus. Tietosuoja-aineiston lisäksi arkiston siivouksessa syntyy tavanomaisia kierrätettäviä jätteitä, kuten kartonkia, keräyspaperia tai muuta sekalaista materiaalia. Näille voi L&T:ltä tilata omat keräysastiat työtä helpottamaan.

Huurinainen kertoo, että L&T:n tietosuojapalvelussa työskentelevät käyvät läpi useita turvallisuusselvityksiä, ovat vaitiolovelvollisia ja saavat jatkuvaa koulutusta esimerkiksi lakimuutoksista. Tietoturvallisuus säilyy katkeamattomana koko tietosuojajätteen tuhousprosessin ajan.

– Asiakas voi halutessaan olla mukana ja seurata keräystä, kuljetusta ja tuhoamista. Tuhoamisesta saa raportin, josta selviää muun muassa mitä ja kuinka paljon asiakirjoja on tuhottu, miten kuljetus on hoidettu ja miten tuhoaminen on suoritettu. L&T:n asiakkaana voi saada käyttöönsä myös Ympäristönetti-digipalvelun, josta selviää lisäksi toiminnan ja kuljetuksen hiilijalanjälki sekä muu jäteraportointi. Raportti vastaa lain ja asetusten vaatimuksia ja sitä voi käyttää suoraan esimerkiksi viranomaisvelvoitteisissa jäteraportoinneissa, Huurinainen sanoo.

Arkiston tuhous sujuu turvallisesti ja joustavasti

L&T:llä arkistomateriaali tuhotaan DIN 66399 -turvaluokituksen mukaisesti partikkelikokoon P-3, P-4 tai P-5 murskaamalla. Esimerkiksi P-3-luokassa paperisilppu on maksimissaan 320 mm² kokoista ja P-5 partikkelikoko on maksimissaan 30 mm².

– Murskattu silppu sekoittuu käsittelylaitoksella muuhun tuhottavaan aineistoon, joten dokumenttien tietojen palauttaminen on mahdotonta. Murskattu silppu menee paperiteollisuudelle raaka-aineeksi, Huurinainen sanoo.

Paperisten asiakirjojen tuhoamisen lisäksi L&T tarjoaa tuhousta sähköisille materiaaleille, kuten muistitikuille, puhelimille ja CD-levyille sekä erilaisille tuote-erille. L&T:n kautta saa myös turvallisen tuhoamisen esimerkiksi kopiokoneille, pöytäkoneille ja kannettaville tietokoneille.
Arkistojen tuhous ajoittuu monissa yrityksissä yleensä vuodenvaihteeseen. Sesonki alkaa lokakuussa ja jatkuu maaliskuulle. L&T:llä on laajaa osaamista ja resursseja hoitaa asiakirjojen tuhoaminen joustavasti ja koko maan kattavasti.

– Etsimme arkiston tuhoukseen asiakkaalle turvallisimman ja kustannustehokkaimman vaihtoehdon. Kustannussäästöä voidaan saada esimerkiksi keräysastioiden ja tyhjennysvälien suunnittelulla, Huurinainen toteaa.

L&T:n tuottamassa tietosuojapalvelussa otetaan huomioon kaikissa projekteissa palvelun turvallisuus, työturvallisuus sekä ympäristönäkökulmat. Huurinainen muistuttaa, että L&T toimii aina etusijajärjestyksen mukaisesti ja pyrkii ohjaamaan materiaalit ensisijaisesti uusiokäyttöön tai teollisuuden raaka-aineeksi.