L&T:n toimintamalli ja nykyaikaiset järjestelmät varmistavat, että huoltopyynnöt kulkevat nopeasti ja työt tulevat raportoiduiksi oikea-aikaisesti. Tämä palvelee niin työnjohtoa, työntekijää, isännöitsijää kuin kiinteistöjen asukkaita.
Kun Etelä-Savon puolelta livahdetaan viitostietä Pohjois-Savoon, ensimmäisenä tulee vastaan parinkymmenen tuhannen asukkaan Varkaus. Valtakunnallisen Isännöintipalvelu Isarvo Oy:n Varkauden toimipiste isännöi kymmeniä taloyhtiöitä, ja osassa niistä L&T vastaa kiinteistöhuollosta ja siivouksesta. Yhteistyön käytännön välineenä L&T:n ja Isarvon välillä toimii kiinteistötiedon hallintajärjestelmä KIITO+ , joka on osa L&T:n tuotannonohjausjärjestelmää. Järjestelmä toimii tunnetulla Fatman Frame -alustalla, ja on siten jo valmiiksi tuttu esimerkiksi monille isännöitsijöille.
”Kaikki huoltopyynnöt kulkevat järjestelmän kautta. Jos hana vuotaa tai piha pitää lakaista tai hiekoittaa, nakuttelemme huoltopyynnön järjestelmään. Huoltomies saa sen suoraan omaan puhelimeensa ja kuittaa siellä myös työn tehdyksi”, kertoo vastaava isännöitsijä Kaisa Heiskanen.
Asiakkaalla on pääsy kaikkiin tietoihin selaimen avulla, ilman erillisiä sovelluksia. Järjestelmä toimii kaikilla päätelaitteilla. Kiinteistönhoitajilla välineenä on älypuhelin, mutta toimisto-olosuhteissa voidaan käyttää myös tietokonetta.
”Järjestelmän logiikka on ymmärrettävä. Järjestelmässä on helppo liikkua ja eri taloyhtiöiden tiedot löytyvät helposti.”
Eroon lipuista ja lapuista
Järjestelmät toimivat toisessakin päässä. L&T:n kiinteistönhoitaja Jarmo Voutilaisen puhelin kilahtelee säännöllisesti.
”Kaikki työt tulevat järjestelmän kautta, niin aamun roskalenkit, asiakkaan huoltopyynnöt, viikko- ja kuukausikierrokset kuin paloilmoittimien testauksetkin. Kun työ on kuitattu, järjestelmä synkronoituu ja uutta tulee heti tilalle”, Voutilainen kuvailee.
Voutilaisen vastuulla on erilaisia kohteita, asuinkiinteistöjen lisäksi muun muassa hoivakoti ja liikekiinteistö.
”Järjestelmä helpottaa siinä mielessä työtä, että kaikesta jää merkintä: mitä on tehty, kuka on tehnyt, milloin on tehty. On itsellekin hyvä, että asiat eivät ole muistin tai paperilappusten varassa, koska silloin ne unohtuvat helposti. Se on niin työntekijän, työnantajan kuin asiakkaankin etu.”
Työntekijät kirjaavat järjestelmään myös työaikansa työaikakirjanpitoa varten.
”Ei tarvitse siinäkään täytellä mitään paperisia lappuja”, Voutilainen sanoo tyytyväisenä.
Helppo seurata työn etenemistä
Isarvolla on oltu järjestelmään varsin tyytyväisiä.
”Parasta on, että kun laitamme huoltopyynnön liikkeelle, voimme seurata sen etenemistä ja sitä, milloin työ valmistuu”, sanoo Kaisa Heiskanen.
Isännöintialallakin kilpailu on kovaa, joten palvelun pitää pelata.
”Jos huoltoja kilpailutetaan, silloin pitää huomioida, että tällaiset järjestelmät helpottavat meidän työtämme ja tuovat lisäarvoa. Taloyhtiöitä ei sinänsä kiinnosta, miten isännöitsijä ja huoltoyhtiö kommunikoivat keskenään. Asukkaille on tärkeintä, että työt tulevat tehtyä.”
Jatkuvaa kehittämistä yhdessä asiakkaan kanssa
L&T:llä on Varkaudessa vahva jalansija ja toimiva yhteistyö Isarvon kanssa. Alueella työskentelevän vakituisen tiimin lisäksi käytetään kausityöntekijöitä kesän ja talven kiireisimpinä aikoina.
”Teemme siivousta ja kiinteistöhuoltoa pihoilta teknisiin tiloihin ja kaikkea siltä väliltä”, sanoo L&T:n asiakasryhmän päällikkö Ville Matilainen .
”Kiito+ on suoraan yhteydessä meidän tuotannonohjausjärjestelmäämme, joten töiden hallinnan lisäksi kaikki data on siellä tallessa.”
Isarvolla järjestelmä on ollut käytössä reilun pari vuotta, ja yhteistyötä kehitetään koko ajan.
”Kaikkien on pitänyt opetella uusia toimintatapoja. On totuttauduttu siihen, että tieto kulkee yhteisen järjestelmän kautta. Kuitenkin pitää muistaa, että ihmiset tekevät töitä ihmisille, pelkkä järjestelmän tuijottaminen ei auta. Siksi olemme kuunnelleet myös asiakasta ja kehitämme koko ajan järjestelmää eteenpäin”, Matilainen sanoo.
Mitä kiinteistön tietoja KIITO+ sisältää?
- Palvelupyyntöjen eteneminen ja historiatieto
- Määräaikaistehtävien seuranta
- Kulutuslukemat ja kulutukset
- Laadunseuranta
- Ajantasainen raportointi
KIITO+ :n hyödyt
- Kaikki kiinteistösi tiedot tallessa sähköisessä muodossa
- Kiinteistön perustiedot ja dokumentit yhdessä paikassa
- Kaikilla on käytössään yhtä aikaa sama tieto kiinteistön tilasta
- Päätelaite- ja käyttöjärjestelmäriippumaton käyttö
- Tulevaisuuden kehitystarpeet, kuten tiedolla johtaminen
Lue lisää KIITO+:sta ja ketterästä toimintamallistamme
Tahdotko nostaa kiinteistösi huoltopalvelut uudelle tasolle, hallinnoida huoltotöitä ketterästi ja seurata tehtyjä toimenpiteitä reaaliajassa?
