Oikeat tilaratkaisut lisäävät tuottavuutta, nostavat työntekijöiden tehokkuutta ja pitävät kustannukset kurissa. Et voi kuitenkaan tietää, toimivatko sinun tilasi juuri näin, ellet mittaa asiaa.
Toimitiloista keskustellaan nykyään paljon, sillä tapa käyttää tiloja on murroksessa. Toimistot ovat muuttuneet vuosien varrella ja isona vauhdittajana on toiminut digitalisaatio, joka mahdollistaa muun muassa etätyöt sekä neuvottelut etäyhteyksien kautta. Toimistojen onkin heijastettava tätä muutosta.
Jo käytössä olevien toimitilojen näkökulmasta tilanne ei kuitenkaan ole lohduton. Myös hieman vanhempiin kiinteistöihin on mahdollista tehdä kustannustehokkaasti nykyvaatimukset täyttävät toimitilat, jotka voidaan mitata tuottaviksi. Tästä on asiakkaillamme ja meillä itsellämmekin loistavia esimerkkejä.
Oikeiden mittareiden löytäminen ja hyödyntäminen vaatii jonkin verran vaivaa, mutta auttaa kehittämään tiloja oikeaan suuntaan. Tavoitteena on jalostaa erityyppisistä mittauksista ja tietolähteistä kertyvä tieto käyttökelpoiseksi työvälineeksi päätöksentekoon sekä johtamiseen. Käyttöasteen, olosuhteiden, kustannusten ja käyttäjätyytyväisyyden mittaamisen kautta saadaan arvokasta tietoa.
On vaikea tietää, miten työntekijät kokevat tilat kokonaisuutena, jos ei tee kattavaa kyselyä. Esimerkiksi monitilatoimiston tilat voidaan aluksi kokea hankalina, mutta kyselyllä voidaan selvittää tyytymättömyyden laajuus ja yksilöidä asiat, joihin voidaan vaikuttaa.
Tyypillisesti monitilatoimistoja koskevissa kyselyissä kysytään myös esimerkiksi sitä, onko ollut päiviä, jolloin ei ole löytänyt itselleen työpistettä tai tarvitaanko hiljaisen työskentelyn tilaa lisää nykyisen lisäksi.
Kyselyiden lisäksi on tärkeä mitata asioita myös muutoin kuin mutulla. Tilojen ja toimipisteiden käyttöasteen mittaamiseen onkin olemassa lukuisia järjestelmiä eri toimittajilta. Käyttöasteen mittaaminen kertoo luotettavasti sen, millaisia tiloja on liikaa, millaisia liian vähän ja mitkä tilat ovat toisia tiloja suositumpia.
Pohdimme hiljattain erään asiakkaan kanssa sitä, miksi mittausten mukaan yhden neuvotteluhuoneen käyttöaste on paljon pienempi kuin toisten. Selvitimme asiaa henkilöstöltä ja syyksi ilmeni se, että tila oli säkkituoleineen liian rento asiakastapaamisiin, joten sitä vieroksuttiin sen vuoksi.
Kyselyiden avulla voidaan kysyä myös asioita esimerkiksi sisäilmaan ja lämpötilaan liittyen, mutta niitä voi pitää vain suuntaa-antavina. Lähtökohtaisesti esimerkiksi sisäilmaa ja lämpötilaa koskevat asiat ovat teknisesti mitattavia asioita, joita ei voi perustaa mutuun, sillä ihmiset kokevat asiat eri tavalla. Toinen palelee toimistossa villapaidassa ja toinen viipottaa menemään t-paita päällä.
Toimitiloista täytyy löytää tasapaino ja se etsitään mittaamalla olosuhteita teknisesti. Olen eritellyt alle muutamia asioita, joita toimitiloissa voidaan mitata teknisesti:
Lämpötilojen mittaaminen kiinteistöissä on jo toki arkipäivää ja lämpötilan vaikutus työtehokkuuteen on selvä. Liian kuumat tai toisaalta vetoisat tilat voivat häiritä työntekoa merkittävästi. Onneksi aktiivisella olosuhteiden valvonnalla ja toimenpiteillä voidaan huonojakin olosuhteita parantaa merkittävästi.
Yksi huonon tuottavuuden lähde toimistoissa on huono sisäilma. Tätä kannattaa siksi mitata. Anturiteknologia alkaa olla niin kehittynyttä, että langattomia antureita saa edullisesti. Sisäilmamittausten perusteella voidaan tehdä tarkoituksenmukaisia toimenpiteitä toimitilan olosuhteiden parantamiseksi.
Kiinteistöön käytettävä raha kertoo myös sen toimivuudesta. Kannattaa verrata kustannuksia järkeviin verrokkeihin, joita voivat olla neliöt, käyttöasteet tai muut omaan toimintaa sopivat verrokit.
Oletko kilpailuttamassa kiinteistönhoitoa? Lataa talteen maksuton oppaamme: